Fast Close, réduction des délais de clôture

Réduire ses délais de clôture ou mener des projets de Fast-Close se révèlent être des projets à forts enjeux pour les Directions Financières.

A2 Consulting accompagne les Directions Financières dans leur projets de Fast Close, à travers l'amélioration de leurs processus d’arrêté et de synthèse.

Les contraintes imposées par les régulateurs et les organismes de marché ainsi que les exigences de plus en plus fortes de la part des directions générales et des investisseurs, obligent les sociétés cotées à publier leurs résultats financiers dans des délais de plus en plus courts. A ce titre, la Directive Européenne Transparence définit les obligations d’information financière des sociétés cotées et impose, depuis début janvier 2007, de nouvelles exigences en matière de publications financières.

En particulier, ces sociétés devront être en mesure de publier leur rapport financier annuel dans les quatre mois suivant la clôture de leur exercice, un rapport semestriel dans les deux mois suivant la clôture du semestre et un rapport trimestriel dans les 45 jours suivant la fin des premier et troisième trimestres.

Cette optimisation du processus d’arrêté, répond à une attente toujours croissante de la part des marchés et des actionnaires, mais également managériale, d'une information financière fiable et plus fréquente dans les meilleurs délais. A cette attente, viennent également s’ajouter des besoins de production accélérés d’états de synthèse ou réglementaires (BAFI, COREP) qui dépassent souvent la sphère financière.

Nos Savoir-faire

A2 Consulting est en mesure d’accompagner la Direction Financière tout au long du processus d’arrêté et de synthèse.

Nous nous appuyons pour cela sur quatre facteurs clés de succès, fruits de nos expériences passées auprès de grands comptes;
Le projet doit être mené comme un projet d'entreprise, du fait de la multiplicité des acteurs et des processus concernés.
Compte tenu de son envergure, il doit s'appuyer sur des compétences internes et externes adaptées, ainsi que sur une organisation projet rigoureuse.
Il doit être réalisé par étapes et de façon pragmatique.
La méthodologie d’arrêté des comptes et de production des états de synthèse, peut se dérouler dans des délais courts, dès lors que les bonnes expertises sont mobilisées.

Pour réussir l’adaptation des outils et l’optimisation du processus d’arrêté et de synthèse, nos consultants vous apportent une assistance fonctionnelle et opérationnelle pendant tout la durée du projet, déclinée en trois grandes phases :

• Phase 1 : Diagnostic et pistes de recommandations
  - Analyse du processus d’arrêté
  - Identificatoin et analyse des goulots d'étranglement
  - Définition du calendrier et du processus cible souhaité
  - Mise en place de mesures d'organisatin prioritaire
  - Pré-définition des « quick wins »
• Phase 2 : Préconisations concrètes et mise en œuvre
  - Définition et mise en œuvre de « quick wins » sur les volets métier et organisationnel
  - Identification de solutions de contournement / alternatives
  - Recommandation et proposition de plans d'action
  - Elabration et AMA des nouveaux modes d’arrêté des comptes et de production des états de synthèse
  - Définition et mise en œuvre de « quick wins » sur le volet SI
  - Recommandations et proposition de plans d'action SI
  - AMOA sur le volet SI
• Phase 3 : Accompagnement opérationnel du processus d’arrêté et de synthèse
  - Accompagnement opérationnel de l’arrêté des comptes et de production des états de synthèse
  - Préparation aux études d'impacts informatiques et du cahier des charges fonctionnel issus du bilan d’arrêté réalisé

Performance de la démarche budgétaire

L’optimisation de la phase budgétaire présente des enjeux importants pour les organisations pour leur permettre une plus grande réactivité dans les phases d’élaboration, de validation et de révision de leurs budgets.

Les enjeux de transformation associés à cette ambition portent sur plusieurs domaines :

• Une dimension process et gestion de workflow de données : où comment améliorer les cycles d’échanges d’information entre le centralisateur financier et les différentes entités budgétaires qui composent le budget final ? Comment piloter à tout moment l’état d’avancement des différentes entités et donc le niveau d’atteinte des objectif planning d’une démarche d’ensemble fortement contrainte en général.
• Une dimension financière : où comment rendre plus opérationnelle la structuration du budget et renforcer le rôle de budget comme élément du pilotage opérationnel des organisations ? Comment sortir d’une stricte vision organisationnelle pour aller vers des budgets articulés par activités, par prestations ou par produits par exemple ?
• Une dimension applicative : où comment fluidifier l’échange d’information, la consolidation des données, faciliter l’étape de validation ? ou encore réaliser des simulations sans attendre la collecte exhaustive des données ?

Notre cabinet intervient dans toutes les dimensions qui caractérisent ce type de projets :

• Dans les phases amont de conception, nos équipes assistent nos clients dans l’audit des dispositifs en place et dans l’identification des pistes d’évolutions financières et organisationnelles.
• Pendant les phases de réalisation, nous définissons les nouveaux process (rôle des acteurs, planning type, typologies de données à remonter, règles de validation,..) et les conditions de leur mise en place soit dans des logiques de big bang sur l’intégralité du budget soit dans une approche pilote.
• Nous accompagnons nos clients sur la partie applicative dans les phases d’aide au choix d’un outil de planification et dans l’assistance au paramétrage de ces outils.

Dématérialisation (traitement dématérialisé des flux)

La dématérialisation des échanges avec les fournisseurs représente un enjeu de productivité important à la main des Directions Financières et qui devient de plus en plus accessibles avec l’évolution des solutions applicatives.

Nos aidons nos clients à améliorer l’ensemble du cycle fournisseurs :

• Audit de l’organisation en place / évaluation du coût de traitement des factures / évaluation des scénarios de worflow dématérialisés / calcul du ROI
• Evolution vers une gestion dématérialisée des flux (scannérisation à l’entrée / échanges électroniques vac les fournisseurs…)
• Simplification des procédures de contrôles entre les demandes d’achat, les bons de commande et les facture.
• Amélioration de la traçabilité de l’information
• Réduction des coûts d’archivage
• Accompagnement à la réorganisation et en particulier gestion de l’évolution des rôles entre les doneurs d’ordre et les acteurs de la comptabilité
• Evolution de la comptabilité analytique pour harmoniser la codification des charges externes et permettre une gestion des achats à l’échelle d’un groupe d’entités d’une même organisation.

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